「探さない仕組み」で働き方改革 学校事務職員のための片づけ術

学校現場では常に時間に追われ、「忙しくて片づける時間がない」という声をよく聞く。しかし伊藤氏は「それは逆。忙しいからこそ先に片づける」と断言する。なぜなら、片づけによって生まれる時間的・精神的余裕こそが、本来の教育活動に集中できる環境を作り出すからだ。

「仮に1日2回、30秒の探し物をしたとすると、1年間で6時間になります。映画3本分の時間ですよね。これが学校全体となると、職員30人で年間180時間の損失です。この時間があれば、もっと子どもたちと向き合うことができますよね。事務職員の皆さんも先生方に『何かお探しですか？』と声掛けする時間分、自分の仕事に集中できます。」（伊藤氏）

講話は、多くの人が混同しがちな「片づけ」に関する言葉の定義を確認するところから始まった。伊藤氏の定義はこうだ。

この中で最も重要なのが「整理」である。中に入っているものをすべて出し、不要なものを取り除けば、片づけは半分完了したも同然だという。多くの学校で見られる「しまう場所がないから棚を買おう」という発想は本末転倒で、まず不要なものを減らすことが先決なのだ。

1. 時間のゆとり
探し物や在庫管理の時間が削減され、教育活動に集中できる時間が生まれる。整理されていない状態では探索に時間がかかるが、種類ごとにゾーン分けされると劇的に短縮される。

会場では数字1～10、平仮名あ～こ、アルファベットA～Eがごちゃ混ぜになり、一部隠れている中から目的の文字を探す実証実験を行い、順番に並んでいる場合との見つけるまでの時間の比較をし、違いを実感した。

2. お金のゆとり
適切な在庫管理により重複購入を防ぎ、予算の無駄遣いを削減できる。図工室で片づけをしていて、段ボールに入ったまま未使用の万力をたくさん発見したこともあるそうだ。「買うのは大変だったはずなのに、使われた形跡がない」ものが学校現場では少なくない。

3. 心のゆとり
時間と予算の余裕は精神的な安定をもたらし、子どもたちとの関わりにも良い影響を与える。「職員室で探し物をしてイライラしていると、教室に行っても子どもの前で笑顔になれない」と伊藤氏は語る。

4. 安全の確保
棚の上の重い機材が地震時に落下するリスクなど、整理整頓は安全面でも重要である。高さ180センチの棚の上に大きな拡声器が置かれた事務室の写真を見せながら、「皆さんは座って仕事をしているので、これが頭の上から落ちてくる。棚の上に棚はあらず」と警鐘を鳴らした。

年度末の物品大量返却には、新品と混ざらないよう、「おかえりボックス」が効果的だという。返却用のボックスを職員室に設置し、「ときめかないものは入れないで」という注意書きをつけ、もう使えないものが混ざらないようにした。さらに、それをワゴンセールにして出し、物品の再利用を図った。

ホワイトボードマーカーの管理でも大きな効果があった。「書けなくなったものを入れる回収ボックスを作ったところ、教室には常に書けるものしか置いていない」状態になり、授業がスムーズに進むようになった。年間数十本のインク補充により7,000円もの節約にもつながったという。

画用紙などの消耗品をどのタイミングで補充しているだろうか。「残り少なくなったら」の感覚は人によって基準が異なる。「最後の1個になったら声をかけてください」と伝えても、その1個で間に合わない場合もある。

そこで「在庫補充カード」の活用を提案している。残り10枚程度のところにカードを入れておき、「そろそろ在庫がなくなります。この紙を事務職員の机の上に置いてください」と書いておく。口頭で伝え忘れることを防ぎ、確実な補充につながる。

在庫を別の場所に置いている学校があるが、棚の前から移動せずに補充できるようにしたい。

研修に先立ち、伊藤氏は福島市内の実践協力校で、事務室の棚の一つをケーススタディーとした片づけのワークを行った。

活用したのは、先に述べた10の仕組みである。ものをすべて出すことから始め、ゾーニング、カラーリング、グルーピングなどを実践したところ、探しやすい・取り出しやすい・戻しやすい棚へと劇的に生まれ変わった。ビフォー・アフターの写真を紹介すると、会場からも「おお〜っ」と驚きの声が上がり、この学校の事務職員は「片づけに苦手意識があり、あきらめていたのですが、おかげですごくスッキリした気持ちになりました」と感謝していた。

研修会後半では、各自が撮ってきた学校の事務用品棚の写真を見ながら、どのように片づけをしていけば、使いやすい収納にできるか隣の人と改善策を話し合った。写真を撮ることで客観視できる。

なお、学校で片づけをする際は、教職員全員で1~2時間ずつ取り組むのが有効だ。事務職員、主幹教諭、片づけ意識の高い先生で3~5人程度のプロジェクトチームを作り、計画を立てる。事前に、学校や職員室などの平面図を掲示し、みんなで課題を付箋で貼っていくと、付箋が多い場所から取り組むべきだと分かりやすい。

事務職員は学校全体を俯瞰できる立場にある。教職員、児童生徒、施設設備すべてに目を配ることができる。この役割を生かし、学校環境整備のリーダーシップを発揮することで、教職員からの信頼獲得や、協力的な職場環境の醸成にもつながるだろう。児童生徒の活動にも応用できる。

学校が片づかない理由として、伊藤氏は「業務が多く多忙」「人の入れ替わりが多い」「多種多様なものがある」「増えるばかりで減らない」を挙げる。しかし「多数が使うからこそ片づける必要がある」と強調する。家庭と違い、学校は人数が多く、人の入れ替わりも激しい。「誰が来ても、どこに何があるか聞かなくてもわかる学校が理想」なのだ。