2007.07.21

エクセルで成績を瞬時につける技

立教大学コミュニティ福祉学部兼任講師/（有）教材ドットコム代表取締役社長　吉田喜彦

前回のエクセル技にたくさんのご興味をいただきまして、誠にありがとうございます。今まで最も多かったアクセスだそうです。

「事務作業を効率化して、浮いた時間をコミュニケーションに。」これをモットーに、これからもいろいろな技をご紹介しますね。

さて、今週の技です。

【技その２】優・良・可を自動でつけよう

前回は、成績処理時の集計では「優」「良」「可」などの評価が予めついていることを前提でした。話が前後してしまいますが、今回は、その成績評価を自動でつけるIF関数です。

例えば、次のような成績基準としましょう。

９０点以上・・・優
７５点以上・・・良
６０点以上・・・可
６０点未満・・・不可

そして、エクセルで、Ａ１、Ｂ１、Ｃ１、Ｄ１、それぞれのセルに、出席番号、氏名、点数、成績、をつけるとします。氏名や点数は予め入力、後にＤ１に次のように入力します。

=IF(C1>=90,"優",IF(C1>=75,"良",IF(C1>=60,"可","不可")))

前回紹介しましたCOUNTIFにも含まれていたIFというセンテンス。これには、条件分岐といった意味があり、その最も代表的な関数が、IFです。書式は以下のようになります。

=IF(条件,条件に合致した場合の処理,そうでなかったときの処理)

今回の場合、条件が複数にまたがりますので、「そうでなかったときの処理」欄にも、IFを用い90点以上でひっかからなかったものについて更に調べる、という処理を行っているのです。

なお、処理欄には””（ダブルクォーテーション）で囲えばそのまま表示。E1*F1などという計算式自体も設定できます。IFを更に入れる、というのもその応用です。それ以外のカンマや（）なども全て半角文字で書きます。※ダブルクォーテーション内は日本語が使えます。

このようにして、あとは、これを下の段に向かって、オートフィル（コピー）していけば、テストの点数さえC1に入力してあれば、D列に成績は瞬時に出ます。

ちなみに、条件の部分では、

＞　・・・より大きい　　＞＝　・・・以上
＜　・・・より小さい　　＜＝　・・・未満
＝　・・・と等しい　　＜＞　・・・と等しくない　　※半角文字

なども使えます。たとえば、生まれた月によって体育祭の色分けをする時、4月生まれであれば「緑組」、5月生まれであれば、、、。状況に応じて使い分けると良いでしょう。

※次回は、大量の成績処理で「うっかり」を見つけるエクセル技をご紹介します。お楽しみに！