2008.03.29

年間行事予定表をExcelで作るときに知っておくと便利な５つの小技

立教大学コミュニティ福祉学部兼任講師/（有）教材ドットコム代表取締役社長　吉田喜彦

日程調整したい先生が有給っっ！！！

年度末や年度初めは、本当に忙しいですよね。

そんな忙しい先生のために、今回は、Excelで年間行事予定表を作るときに便利な小技をご紹介します。

★オーフィルを使おう

左図のように、まずは最初のセルに開始日を、2008/4/1　などと入力します。

そうしましたら、セルの右下の■をドラッグします。すると連続的に日付が入力されます。連続的な数値や文字（曜日）などは、こうするとすぐに入力できます。

★書式変更は、[Ctrl]+[1]を使おう

日付のセルを選択し、[Ctrl]キーを押さえたまま[1]キーを押します。すると、書式設定の画面が出ます。そこで日付の表示形式を変えると、より見やすくなります。

このように２つのボタンを同時に押して、操作を効率的に行うことをショートカットと呼びます。Excelには多くのショートカットがあり、知っておくと便利です。

★曜日はWEEKDAY関数とCHOOSE関数の合わせ技！

例えば、B1のセルに曜日を自動入力したいときは、次のように入力します（A1には日付が入力されている）。

=CHOOSE(WEEKDAY(A1,1),"日","月","火","水","木","金","土")

まず、WEEKDAY関数でA1の曜日を調べ数値化します。さらにCHOOSE関数でその数値を日本語に置き換えます。

WEEKDAY関数では、1Aの日付を調べたときに、１～７までの数値を返します。そこで、その１～７までを曜日に対応させるために、CHOOSE関数を使うのです。

ただし！！

祝日や曜日の確認は、最後に必ず確認して下さい。日付と曜日のズレは配布された方が最も困る誤表記です。

★条件付き書式を使おう

セルを選択し、[書式]→[条件付き書式]を選びます。すると「セルの値が××と等しいとき、書式を[太字・赤]にする」などと自動で変更してくれるのです。曜日の列を選択し、日曜ならば「赤」もしくは「太字」などに書式設定しますと、より見やすくなると思います。

★罫線は入れない、もしくは最後に入れる

年間行事ではお馴染みの罫線ですが、じつは罫線はExcelでは最も修正しづらい操作の１つです。

ですから、セルの色を行事によって変えるなどして、区分けすることをオススメします。

セルの色は変えようと思えば、セルの塗りつぶしボタンをクリックすればすぐに修正可能です。しかし、罫線は消したいと思っても、そのセルではなく隣のセルに設定されている場合もあるので、実は修正が面倒なのです。修正の効率によってどの機能を使うかを考慮しますと、より効率的になります。

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１年にわたり、私のつたない教育話やＩＴ活用をお読みいただき、ありがとうございました。今回で私の連載は終わりになります。みなさんのＩＴ活用を心よりお祈りしています。